Retomo un poco de lo comentado la semana pasada, recordando que a partir de este mes inició la obligación para las personas morales de cumplir con una contabilidad electrónica, es importante destacar que la contabilidad electrónica es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientostecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización, por lo que se sustituyen los registros en papel.

No debemos olvidar que los registros contables tendrán que ser de índole analítica y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones; tendrán que integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Asimismo, tendrán que permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria; como también la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales. Será su objeto relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas; y formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados. Para todo evento, tendrán que plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.

En cada registro se deberá señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

A pesar que esta disposición ya estaba contemplada desde el 1 de enero, a través del Diario Oficial de la Federación el día viernes 4 de julio del 2014 se publicaronlas reglas o disposiciones generales para la instrumentación de la contabilidad electrónica, que a partir de este mes de julio es obligatoria para las personas morales.

Para los efectos del artículo 28, fracción IV del CFF, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica "Mis cuentas", deberán enviar a través del Buzón Tributario conforme a la siguiente periodicidad:

I.     El catálogo de cuentas como se establece en la regla I.2.8.6., según corresponda, por única vez en el mes de octubre del 2014 el primer envío y cada vez que dicho catálogo sea modificado.

II.   Las balanzas de comprobación se enviarán de forma mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos, según corresponda, conforme a lo siguiente:

 III.    El archivo correspondiente a la información del cierre del ejercicio, en la que se incluyen los ajustes para efectos fiscales:

En caso de que los archivos contengan errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de tres días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y los envíe. En caso de no enviar los archivos corregidos dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados.

En caso de que el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de éstos, a través del envío de los nuevos archivos, lo cual se deberá realizar dentro de los tres días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.

Los contribuyentes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de Internet, o bien, en el caso de que el tamaño del archivo no permita enviarlo por este medio, los contribuyentes entregarán la información a que se refiere la presente regla en la ALSC adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente.

Las personas morales a partir del mes de julio de 2014 deberían empezar a enviar su balanza de comprobación; no obstante lo anterior de acuerdo con el transitorio decimotercero de la resolución, la información referente a los meses de julio a diciembre del 2014, se deberá enviar en los siguientes términos:

El tema de contabilidad electrónica es tan importante comprenderlo que continúo recomendando a la mayor brevedad tomar medidas de control y registro, dado que esta información se deberá entregar mensualmente a partir del mes de Octubre de este año.