La contabilidad electrónica implica que el contribuyente deberá llevar un sistema electrónico que reúna las siguientes características:
a) Que permita registrar los asientos contables de las transacciones que se realizan en la empresa (operaciones de ventas, compras y gastos).
b) Permita generar tres archivos electrónicos con extensión .xml; el primer archivo será el del catálogo de cuentas utilizado en el periodo contable, agregando previamente a cada una de las cuentas que integran el catálogo, un campo con el código agrupador de acuerdo a los parámetros determinados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT); el segundo archivo será el de la balanza de comprobación, que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos), y el tercer archivo será el de la Información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI (facturas) que soporten la operación, así como identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no se deba pagar el impuesto en el caso del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Los archivos “.xml” mencionados en el inciso b; se deberán enviar a través del buzón tributario de la página de internet del SAT, bajo los siguientes términos:
1.- El archivo “.xml” del catálogo de cuentas; las personas físicas enviarán el archivo, a más tardar el 27 de Febrero del año 2015 y las personas morales a más tardar el 31 de Enero del año 2015. El archivo se enviará por única vez y si el catálogo de cuentas llegara a sufrir modificaciones, se tendrá que enviar nuevamente el archivo en el momento que suceda la modificación
2.- El archivo “.xml” de la balanza de comprobación; las personas físicas enviarán el archivo de manera mensual, a más tardar el día 27 del mes inmediato posterior; esta obligación se tendrá a partir del mes de Enero del 2015, ya que por este año se les exime. Las personas morales enviarán el archivo correspondiente a los meses de Julio a Diciembre del 2014, a más tardar el 31 de Enero del 2015, y a partir del año 2015 el archivo “.xml” se enviará de manera mensual, a más tardar el día 25 del mes inmediato posterior.
3.- El archivo “.xml” referente a las pólizas generadas, sólo se enviará a petición del SAT, en este caso el SAT sólo podrá solicitar información que se genere a partir del 2015, por lo que durante este año, las personas físicas y morales no tienen obligación alguna respecto al envío de este archivo.
Actualmente existen empresas que han desarrollado sistemas electrónicos; bastaría elegir el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y facilite el cumplimiento de las obligaciones fiscales.