Las actividades que realizan a diario todas nuestras autoridades parten de “archivos” y concluyen en “archivos”, es decir, es el insumo de un proceso y el resultado del mismo, que sirve de inicio para otro proceso en la misma autoridad o en alguna otra, y así sucesivamente; por lo tanto, los archivos son el común denominador de la actividad administrativa y es la manera de informar las obras y servicios que ofrece la instancia gubernamental.
Sin embargo, a nadie la importa la conservación de los archivos en Morelos. Prueba de ello es que el actual Congreso del Estado no ha cumplido con el artículo transitorio de la Ley General de Archivos que a la letra dice: “En un plazo de un año, a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, las legislaturas de cada entidad federativa, deberán armonizar sus ordenamientos relacionados con la presente Ley”, lo que para efectos prácticos significó que en el mes de junio de 2020 el Congreso del Estado de Morelos tuvo que haber estandarizado la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos (LEDAM), alineándola a la LGA.
“A pesar de la fecha perentoria, el Estado de Morelos no se encuentra armonizado en materia archivística, dejando una gran deuda a la ciudadanía que repercute como lo expusimos en líneas que anteceden, en la Transparencia y en la Rendición de Cuentas”, afirma Edgar Ibarra Martínez, experto en el tema.
Explica que, desgraciadamente, la gente no valora que cuando hablamos de “archivos” no se trata únicamente de documentos físicos, es decir, información plasmada en un papel que le dan validez firmas autógrafas –e ilegibles–, sellos de goma, etc., sino que los archivos también son los documentos digitales, como ejemplo lo que establece el Código Fiscal de la Federación (CFF) en su artículo 29, por el que México se situó a nivel mundial a la cabeza en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación en materia fiscal, asunto del que ninguna persona en el territorio nacional puede abstraerse, quedando firme la facturación electrónica a pesar de la resistencia y batalla que dieron las organizaciones de empresarios tanto en las calles y plazas públicas como en tribunales, quedando oficialmente establecido que la facturación en México estriba en un archivo digital (extensión XML), con independencia en la representación impresa a la que se puede tener acceso para el entendimiento humano.
La LGA, en su artículo 4, considera también las siguientes situaciones:
XVIII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.
LIV. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.
Es menester destacar que uno de los principales objetivos de la LGA (artículo 2, fracción V) es: “Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía”.
Ahora bien, a la ciudadanía no solamente debe interesarnos el tema de “archivos” cuando acudimos ante cualquier autoridad a realizar algún trámite, sino que éste es la sustancia para materializar un Derecho Humano considerado en nuestra Ley Fundamental y en tratados internacionales: el derecho a la información pública; pues cómo podría ser este posible si no se comparten en la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT) los documentos digitalizados y los formatos editables de transparencia común –por ejemplo–. O cómo podemos siquiera imaginar la rendición de cuentas si el ejercicio que realizan la Auditoría Superior de la Federación (ASF [asf.gob.mx]), la Entidad Superior de Auditoría y Fiscalización del Congreso del Estado de Morelos (ESAF [esaf-morelos.gob.mx]), los despachos externos, e incluso los Órganos Internos de Control adscritos a cada dependencia no cuentan con la información cuantitativa y cualitativamente suficiente, competente, pertinente y relevante para aplicar las técnicas de auditoría que conlleven a definir si una gestión gubernamental se practicó conforme lo dispone el marco regulatorio, y por el contrario, emprender las acciones legales si las personas servidores públicos actuaron fuera de éste.
Con la LGA se adopta la normatividad internacional, la Declaración Universal sobre los Archivos de la UNESCO que busca facilitar la preservación del patrimonio documental mundial mediante las técnicas adecuadas, facilitar el acceso universal al patrimonio documental y crear mayor conciencia en todo el mundo de la existencia y la importancia del patrimonio documental.
El Estado de Morelos debe contar con un Sistema Local de Archivos, que es el conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los Entes Públicos del Estado; debe contar con un Consejo Local de Archivos, con la participación de los municipios.
Para Edgar Ibarra, es urgente que la nueva Legislatura logre que la Ley de Archivos del Estado de Morelos que fue votada en sesión el 11 de febrero de 2021 en el Congreso del Estado de Morelos, se encuentre armonizada con la Ley General de Archivos, a fin de que dote a las instancias de gobierno con jurisdicción en el territorio morelense no solo como necesidad propia de esta Entidad Federativa, sino como una manera de asumir la responsabilidad del federalismo, ya que sin la participación de Morelos, se encuentra incompleto el Consejo Nacional de Archivos, es decir, se entorpece la labor a nivel nacional en materia de archivos.
Esto último, debido a que el Consejo Nacional de Archivos (CONARCH) manifiesta que en el Estado de Morelos a pesar de haber aprobado la legislación en materia de archivos, no ha sido publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, y esa reforma permanece en la lista de pendientes que dejó la anterior legislatura.
Quizás porque no pertenece a la lista de reformas impulsadas por el partido del gobierno en el poder.
HASTA MAÑANA.
